La soirée et la compta

Une soirée, c’est la période de compta commune aux 3 caisses : elle s’ouvre à la première vente, on compte les espèces de chaque caisse, puis elle se clôture. Le rapport donne tous les chiffres.

Ces écrans sont dans le menu Compta, réservé aux managers et à l’admin.

Ouvrir la soirée

Automatiquement : à la première vente (le cas normal)

Le patron n’a rien à faire. Quand aucune soirée n’est ouverte, la caisse affiche la pastille « Soirée à la 1re vente », et l’on encaisse normalement. La première vente ouvre la soirée :

• elle est ouverte au nom de l’employé qui a fait cette vente ;
• elle reprend les fonds de caisse de la dernière soirée ;
• le message de confirmation se termine par « soirée ouverte », et le journal note « Soirée ouverte automatiquement, à la première vente ».

Même si deux caisses vendent au même instant, une seule soirée est créée.

À la main : pour changer les fonds de caisse

Si les fonds de caisse ne sont pas les mêmes que la dernière fois, ouvrez la soirée avant la première vente : Compta › Ouvrir une soirée, indiquez le fond de chaque caisse (les espèces présentes au départ dans le tiroir), une note si besoin (« Soirée salsa, DJ X »), puis Ouvrir la soirée.

Pendant la soirée : le rapport en direct

Compta affiche la soirée en cours, avec ↻ Actualiser pour mettre les chiffres à jour.

• Total encaissé, Carte, Espèces, nombre de commandes, nombre d’entrées.
• Réductions, Annulées, Modifiées : nombre et montants.
• Par caisse : carte, espèces, total, fond, espèces attendues (fond + ventes en espèces), comptées, écart.
• Plus bas : la TVA (HT, TVA, TTC par taux), les ventes par employé, par produit, et le détail des réductions, annulations et modifications.

Compter les espèces d’une caisse

À la fin du service de chaque caisse :

1. Comptez tout l’argent du tiroir, fond de caisse compris.
2. Dans Compta, sur la ligne de la caisse, touchez Compter.
3. Tapez le montant compté sur le pavé, puis Enregistrer.

La caisse affiche aussitôt l’écart : compté moins attendu. En rouge, il manque de l’argent ; en jaune, il y en a trop.

Clôturer la soirée

Quand toutes les caisses sont comptées : Clôturer la soirée, puis confirmer. Ensuite, plus aucune vente, annulation ni modification n’est possible sur cette soirée. La vente suivante ouvrira une nouvelle soirée.

Si une caisse n’est pas comptée, la caisse prévient : « Comptage manquant pour la caisse… Clôturer quand même ? ».

La clôture automatique à midi

Si personne n’a clôturé, la soirée se ferme toute seule au premier midi (heure de Bruxelles) qui suit son ouverture. Le journal note « Soirée clôturée automatiquement (midi) » avec les totaux et les caisses non comptées.

Après cette clôture automatique, un manager peut encore compter une seule fois une caisse restée non comptée : c’est le comptage tardif, marqué « tardif » dans le rapport et le journal.

Imprimer, exporter, retrouver une soirée

• Imprimer : le rapport complet, prêt pour l’imprimante ou un PDF.
• CSV : le rapport en tableur, pour le comptable. Les boutons rechargent les chiffres avant de produire le document, même pour une soirée clôturée.
• Voir les factures (admin) : toutes les commandes de la soirée, avec leur détail.
• Soirées précédentes (en bas de Compta) : ouverture, clôture, par qui, nombre de commandes et total. Touchez une ligne pour ouvrir son rapport.